“A manutenção de dois arquivos para a mesma informação consome espaço, recursos humanos, capacidade tecnológica e meios financeiros”

Por que razão os prestadores de cuidados de saúde propõem a simplificação das regras de conservação documental?

Os prestadores não propõem uma redução dos deveres de registo, segurança clínica, rastreabilidade ou fiscalização. Esses deveres são indispensáveis. O que defendemos é a eliminação de redundâncias e de exigências administrativas que já não se justificam num sistema de saúde cada vez mais digital.

Atualmente, o mesmo documento é frequentemente produzido em papel, digitalizado, submetido eletronicamente a uma entidade pública ou financiadora, conservado numa plataforma informática e, apesar disso, continua também a ser arquivado fisicamente durante cinco, dez ou mais anos. Isto acontece com requisições, prescrições, consentimentos informados, documentos de faturação e documentação de suporte a auditorias, entre muitos outros.

A manutenção de dois arquivos para a mesma informação consome espaço, recursos humanos, capacidade tecnológica e meios financeiros, multiplica procedimentos e aumenta a complexidade das auditorias, sem acrescentar valor clínico nem reforçar a proteção dos utentes. Pode, inclusivamente, agravar os riscos de perda, acesso indevido ou conservação excessiva de dados de saúde sensíveis.

Pretendemos que os recursos dos prestadores sejam utilizados prioritariamente na qualidade, na segurança e na prestação dos cuidados de saúde, e não na manutenção de caixas de papel que reproduzem informação já existente, validada e protegida em sistemas digitais. Simplificar, neste caso, não significa fiscalizar menos: significa fiscalizar melhor, com regras claras, proporcionais e tecnologicamente atualizadas.

“Em muitos casos, o problema é precisamente a existência de demasiadas fontes, pouco articuladas entre si”

Que impacto tem esta situação e quais são os documentos abrangidos?

O impacto é transversal à organização dos prestadores. Reflete-se na afetação de trabalhadores a tarefas de arquivo e conferência, nos custos elevadíssimos de armazenamento físico e digital, na gestão dos sistemas de informação, na faturação, na preparação de auditorias e na necessidade de manter processos diferentes consoante esteja em causa o SNS, a ADSE, um subsistema público ou uma seguradora.

Estão abrangidos documentos de natureza muito diversa: processos clínicos, prescrições e requisições, relatórios e resultados de exames, imagens médicas, consentimentos informados, faturas e relações de atos, registos de entrega de resultados, documentação de qualidade, de manutenção e calibração de equipamentos, de proteção radiológica, de resíduos hospitalares, de licenciamento, de reclamações, contratos e documentação fiscal.

Há ainda exigências específicas de cada área. Na radiologia e na medicina nuclear, estão em causa imagens DICOM, dados de dose, programas de proteção radiológica, controlos de qualidade e registos de equipamentos. Nas análises clínicas e na anatomia patológica, incluem-se cartas de controlo, avaliação externa da qualidade, amostras, lâminas, blocos de parafina, equipamentos e calibrações. Na endoscopia digestiva, acrescem os consentimentos, os registos de enfermagem, sedação, anestesia e recobro, a rastreabilidade dos endoscópios, os ciclos de lavagem e desinfeção e o circuito das biópsias para anatomia patológica.

Grande parte desta documentação deve naturalmente ser conservada. O problema é não existir uma distinção suficientemente clara entre o que tem verdadeiro valor clínico, regulatório ou probatório e aquilo que é mantido apenas por prudência, receio de auditorias ou repetição de exigências já satisfeitas perante outra entidade.

Não existe uniformidade nos prazos de conservação. Porquê? Falta legislação?

Não se trata simplesmente de falta de legislação. Em muitos casos, o problema é precisamente a existência de demasiadas fontes, pouco articuladas entre si. Os prazos podem resultar das portarias de licenciamento de cada área, de normas clínicas, legislação fiscal, laboral, ambiental ou de proteção radiológica, das regras do RGPD, de manuais de boas práticas, de normas de certificação e acreditação, das convenções com o SNS, de orientações da ACSS ou ainda das regras próprias da ADSE, dos subsistemas e das seguradoras.

Há documentos sujeitos a cinco anos de conservação, outros a dez anos, outros à vida útil do equipamento, à duração do vínculo laboral ou a prazos contratuais. Para determinadas categorias, como algumas imagens médicas, consentimentos ou registos clínicos, não existe um prazo uniforme suficientemente claro. O resultado é uma cultura de conservação defensiva: perante a dúvida, os prestadores guardam tudo durante o maior período possível.

A própria ERS reconhece que, na ausência de norma específica para todos os dados de saúde, têm sido utilizados por analogia os prazos do Regulamento Arquivístico para os Hospitais, aprovado em 2000. Porém, esse regulamento foi concebido há mais de 26 anos para hospitais públicos dependentes do Ministério da Saúde e não para laboratórios, clínicas de radiologia, unidades de cardiologia ou unidades de endoscopia privadas e convencionadas.

Além disso, o RGPD determina que os dados sejam conservados apenas durante o tempo necessário, mas não fixa, por si só, um prazo concreto para cada categoria documental. Os prestadores ficam, assim, entre a pressão para conservar informação durante períodos extensos e a obrigação de eliminar dados quando deixem de ser necessários. É esta insegurança que um regime único deve resolver.

“… deverá existir um regime transitório que permita converter os arquivos físicos históricos em arquivos digitais e proceder à destruição segura do papel, bem como eliminar a produção obrigatória de películas, CD ou DVD”

O que vai implicar, em termos de medidas concretas, avançar-se com “um documento, um arquivo”?

“Um documento, um arquivo” não é apenas um princípio genérico. Implica uma alteração concreta da legislação e dos procedimentos administrativos. Em primeiro lugar, o arquivo digital deve ser reconhecido como suporte suficiente para efeitos clínicos, administrativos, regulatórios, fiscais, contratuais, probatórios e de auditoria, desde que estejam asseguradas a autenticidade, integridade, legibilidade, rastreabilidade, disponibilidade, segurança e proteção dos dados.

Em segundo lugar, quando o documento seja inicialmente produzido em papel, deve poder ser digitalizado e o original destruído de forma segura, salvo quando uma norma legal expressa ou uma razão clínica ou probatória concreta imponha a conservação física. A mera possibilidade de uma auditoria futura não deve justificar, por si só, a manutenção de milhões de documentos em papel.

Em terceiro lugar, deve existir submissão eletrónica única. Um documento entregue à ERS, à ACSS, ou a outra entidade pública não deve voltar a ser pedido por outra entidade do Estado. Para isso, são necessários repositórios interoperáveis e um balcão único regulatório que articule ERS, ACSS, DGS, APA, Autoridade Tributária, e demais entidades competentes.

A faturação e a conferência de atos do SNS, da ADSE e dos subsistemas devem ser integralmente digitais, com validação eletrónica vinculativa. Depois de um documento ser submetido, conferido e validado, as auditorias posteriores devem incidir sobre esse arquivo digital, e não sobre a apresentação de originais conservados durante anos. É igualmente necessário estabelecer prazos diferenciados por categoria, risco e finalidade: documentos clínicos essenciais, relatórios, imagens, consentimentos, faturação, documentação fiscal, qualidade, equipamentos, proteção radiológica, genética, reclamações e licenciamento não têm todos o mesmo valor nem justificam o mesmo período de retenção.

Por fim, deverá existir um regime transitório que permita converter os arquivos físicos históricos em arquivos digitais e proceder à destruição segura do papel, bem como eliminar a produção obrigatória de películas, CDs ou DVDs quando os exames possam ser disponibilizados ao utente de forma digital, segura e acessível.

Já enviaram o vosso parecer à ERS e ao Governo. O que se segue?

A posição conjunta foi remetida ao Ministério da Saúde, ao Ministério responsável pela Reforma do Estado e à Entidade Reguladora da Saúde. O passo seguinte deverá ser a abertura de um processo de trabalho conjunto que envolva também as entidades com intervenção direta nos circuitos documentais, designadamente a ACSS, as ULS, a ADSE, os subsistemas públicos e as entidades responsáveis pelo licenciamento, proteção radiológica, ambiente e proteção de dados.

A nossa proposta principal é a preparação de um diploma único e transversal, aplicável aos prestadores privados, sociais e convencionados, que defina as categorias documentais, os prazos de conservação, os suportes admissíveis, as regras de digitalização, as condições de destruição do papel, as exceções justificadas e o regime de fiscalização.

Enquanto esse diploma não for aprovado, entendemos que a ERS pode desempenhar um papel muito importante através da emissão de orientações claras sobre a aceitação do arquivo digital, a dispensa de conservação paralela em papel e a documentação efetivamente necessária nas suas ações de supervisão e fiscalização. O mesmo deve acontecer nos circuitos de faturação e auditoria do SNS e dos restantes financiadores.

As associações estão disponíveis para participar tecnicamente nesse trabalho, apresentar casos concretos, identificar as exigências contraditórias e ajudar a definir soluções diferenciadas para cada categoria documental. Não pretendemos apenas sinalizar um problema; pretendemos colaborar na construção de um regime que proteja os utentes, garanta a segurança clínica e a fiscalização e, simultaneamente, elimine burocracia sem utilidade. O objetivo final é simples: o Estado e as entidades financiadoras devem pedir apenas os documentos necessários, uma única vez, no suporte adequado e durante o período efetivamente justificado.

Maria João Garcia

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